Privacyverklaring

Welke persoonsgegevens verwerkt Hortis?
De volgende persoonsgegevens worden door Hortis verwerkt:

• Uw naam, adres en woonplaats;
• Uw e-mailadres;
• Indien van toepassing, een kopie van uw legitimatiebewijs (zie nader het kopje: legitimatiebewijs).
• De op uw legitimatiebewijs vervatte persoonsgegevens, waaronder uw BSN, pasfoto en handtekening. Uw pasfoto kan gegevens over uw ras bevatten.

LegitimatiebewijsIndien een goede uitvoering van de overeenkomst dat vergt, kan het zijn dat wij uw legitimatiebewijs vragen. Dat doen wij omdat wij samenwerken met buitenlandse agenten die de registratie van uw merk in het buitenland verzorgen. De wetgeving van het land waar de registratie plaatsvindt kan als voorwaarde voor registratie verbinden het toesturen van een kopie van een legitimatiebewijs. Dit gebeurt zelden. Wij informeren u hier van tevoren over. Zodra wij van u een kopie van uw legitimatiebewijs hebben ontvangen en doorgestuurd, wordt deze uit al onze systemen verwijderd.

Voor welke doeleinden verwerkt Hortis uw gegevens?
Hortis verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. De doeleinden worden hieronder weergegeven:

• Verwerking via het contactformulier of per e-mail: indien u Hortis een vraag stelt via het contactformulier of per e-mail, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw vraag te kunnen beantwoorden.
• Verzorgen IE-registraties: indien u Hortis vraagt om een merk-, model-, octrooi- of kwekersregistratie ('IE-registraties') te verzorgen, verwerken wij uw persoonsgegevens met als doel: een goede uitvoering van de overeenkomst. Het is voor de verwerking van een IE-registratie noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken. Meer informatie vindt u onder de vraag 'Met wie deelt Hortis uw persoonsgegevens?'
• Verwerken voor direct marketingdoeleinden: Hortis verwerkt persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Hortis acht deze verwerking gerechtvaardigd met het oog op haar eigen commerciële belangen. Meer informatie vindt u onder het kopje 'Direct marketing'.
• Voor het verzenden van onze nieuwsbrief.

Waar worden de gegevens opgeslagen?
Uw persoonsgegevens worden op de volgende digitale en fysieke plaatsen opgeslagen:

• Het dossiermanagementsysteem;
• Het boekhoudsysteem;
• De online storage van de e-mailcliënt (Outlook);
• Een fysiek dossier, indien een goede uitvoering van de overeenkomst dat vergt, bijvoorbeeld als u bij Hortis langs komt op kantoor of namens u een gerechtelijke procedure wordt gestart.

Recht op inzage
Heeft u nog vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Of wilt u meer inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u een inzageverzoek indienen. Wij zullen u dan met inachtneming van art. 15 en 23 van de AVG (art. 35 en 43 van de Wbp) een overzicht verstrekken van:

a) de verwerkingsdoeleinden;
b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt,
d) de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen;
e) dat u het recht heeft Hortis te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken;
f) dat u het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
g) wanneer de persoonsgegevens niet van u afkomstig zijn, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

U kunt uw inzageverzoek telefonisch, bij Hortis op kantoor of per e-mail indienen (http://www.hortis.nl/contact/).

Recht van verzet en/of bezwaar
Heeft u bezwaar tegen uw gegevensverwerking? Stuur ons dan een mail (http://www.hortis.nl/contact/). Wij zullen uw gegevensverwerking direct staken. Indien uw gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van een overeenkomst die wij met u hebben, zullen wij met u in overleg treden. U kunt uw bezwaar telefonisch, bij Hortis op kantoor of per e-mail indienen (http://www.hortis.nl/contact/).

Recht op correctie en/of rectificatie
Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist zijn, voor de gegevensverwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschriften worden verwerkt, kunt u ons dat melden. Wij zullen uw gegevensverwerking dan wijzigen, aanvullen of staken. Zou u Hortis dan wel kunnen melden welke wijzigingen u precies wenst? U kunt uw verzoek telefonisch, bij Hortis op kantoor of per e-mail indienen (http://www.hortis.nl/contact/).

Recht op vergetelheid
U heeft het recht Hortis te verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen. U kunt uw verzoek telefonisch, bij Hortis op kantoor of per e-mail indienen (http://www.hortis.nl/contact/).

Gebruik van cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek aan een website naar uw computer, mobiele telefoon of tablet wordt gestuurd.

Wat voor cookies gebruikt Hortis?

Hortis gebruikt uitsluitend analytische cookies (m.b.v. Google Analytics). Hortis gebruikt geen tracking cookies of functionele cookies. Op grond van art. 11.7a van de Telecommunicatiewet (TW) is Hortis niet gehouden toestemming te vragen voor het verwerken van analytische cookies. Deze cookies hebben namelijk nauwelijks gevolgen voor uw privacy.

De bezwaartermijn

Hortis bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt ten behoeve van direct marketing, bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal 14 dagen. Dat doen wij zodat wij u snel en adequaat kunnen helpen, indien u van de diensten van Hortis gebruik wenst te maken. Zodra de 14 dagen zijn verstreken of het anderszins niet meer noodzakelijk is uw persoonsgegevens te bewaren, worden uw persoonsgegevens vernietigd.

Indien u een overeenkomst met Hortis bent aangegaan, worden uw persoonsgegevens verwerkt zolang de overeenkomst voortduurt. Als u de overeenkomst opzegt, worden uw persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden na opzegging verwijderd.

Beveiligingsmaatregelen

Hortis vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens zo zorgvuldig mogelijk worden verwerkt. Daarom heeft Hortis de volgende maatregelen genomen uw gegevensverwerking te waarborgen:

• Hortis heeft een officieel SSL-certificaat;
• Hortis heeft antivirus software en een betrouwbare e-mailcliënt (Outlook);
• Hortis slaat uw persoonsgegevens op een in een dossiermanagementsysteem dat met een wachtwoord is beveiligd.

Lijst van ontvangers
Binnen Hortis worden uw gegevens verwerkt door de afdeling financiën en - met het oog op beantwoording van uw vraag of uitvoering van de overeenkomst - door onze juristen. Indien sprake is van direct marketing worden uw gegevens verwerkt door een ondersteunend juridisch medewerker en de officemanager.

Afhankelijk van de overeenkomst worden uw gegevens verstrekt aan derden. Dit zijn:

• Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP).
• European Union Intellectual Property Office (EUIPO).
• Wereldorganisatie voor de Intellectuele Eigendom (WIPO).
• Kwekersrechtinstanties (Raad voor de Plantenrassen, Communautair Bureau voor plantenrassen) Octrooi-instanties (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, Europees Octrooibureau).
• Ingeval een gerechtelijke procedure worden uw gegevens verstrekt aan een extern advocatenkantoor en gerechtelijke instantie(s). Uiteraard wordt u hierover van te voren geïnformeerd. Het advocatenkantoor dat uw zaak behandelt verschilt per zaak en gebeurt altijd in overleg met u.
• Externe octrooigemachtigde(n)
• Buitenlandse agenten ten behoeve van IE-registraties in het buitenland.

Uw persoonsgegevens worden niet verstrekt aan anderen dan de hierboven genoemde instanties en personen. De hierboven genoemde instanties en personen gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om en waarborgen de beveiliging daarvan.

Klachtrecht

Indien u een klacht heeft, kunt u uw klacht telefonisch, bij Hortis op kantoor of per e-mail indienen (http://www.hortis.nl/contact/). U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

Persoonsgegevens die op andere wijze zijn verkregenIndien wij uw gegevens hebben gebruikt voor direct markering, heeft Hortis uw gegevens ontvangen via de database van het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (https://www.boip.int/nl) dan wel via de database van European Union Intellectual Property Office
(https://euipo.europa.eu/ohimportal/en).

Ontvangers buiten de Unie

Indien een goede uitvoering van de overeenkomst dat vergt, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan de Wereldorganisatie voor de Intellectuele Eigendom (WIPO). De privacyverklaring van de WIPO vindt u hier: http://www.wipo.int/tools/en/disclaim.html. De adresgegevens van de WIPO vindt u hier: https://www3.wipo.int/contact/en/. De WIPO garandeert als internationale organisatie passende bescherming van uw privacy.

Relevante wet- en regelgeving

Hortis conformeert zich aan alle wet- en regelgeving die in het kader van privacybescherming van belang is, in het bijzonder zijn dat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Aanpassing Privacyverklaring
De Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. Raadpleeg de Privacyverklaring daarom geregeld. De laatste en actuele versie is gepubliceerd op 25 januari 2018.